Ekonomi och redovisning
Hantering av pengar, bokföring och revision är olika krångligt beroende på storlek av förening, ifall man har anställda med mera. Som minsta nivå så krävs att någon hanterar bokföring för föreningen och att det finns någon som gör en årlig revision.
I praktiken#
Alla föreningar eller juridiska personer måste ha bokföring av intäkter och utgifter. Många föreningar hittar någon i gruppen som är införstådd med hur bokföring fungerar som får rollen som kassör och hanterar fakturorna/bankkontot.
Om att går runt#
Dessa ekonomiska föreningar bygger inte på ett vinstsyfte från ägarna utan istället på många andra grunder (se Syfte och former). Men verksamheterna behöver fortfarande ha en ekonomi där man täcker sina kostnader och många vill även kunna investera tillbaka in i verksamhet med inventarier, fler produkter etc.
De ekonomiska behoven varierar mycket mellan olika föreningar, de som väljer att kunna ha ett lokalt matkooperativ med anställda som jobbar i verksamheten har ett större behov av att sälja större volymer och/eller med högre marginaler än de som bara behöver täcka minimikostnader som eventuell lokalhyres hyreskostnad och ett första inköp.
Både Helsingborgs Matkooperativ och Bikupan i Jönköping har båda stött på ekonomisk ansträngning med sina centrala lokaler och butiker med stort sortiment (och därmed mycket pengar i inventarier) medan det är mindre pressat i de mindre inköpsföreningarna. Covid-19 pandemin till exempel slog hårt mot Matkooperativet i Helsingborg där många av de som stod i butiken dagtid var äldre som inte längre hade möjlighet att vara där.
Fram är ett exempel på ett matkooperativ som har funnits i flera decennier och har nu en ekonomi som klarar att även avlöna personal som jobbar i butiken.
Betalningar och löpande bokföring#
Allt eftersom föreningen handlar varor så behöver fakturor betalas till leverantörerna samt bokföras. Bokföringen sker enklas med någon typ av bokföringsprogram. FortNox är ett vanligt program som används av många. Att försöka jobba mot att få alla fakturor digitalt kan underlätta hanteringen och dra ner på tiden som behövs för att sköta bokföring.
Revision#
Efter varje år ska revision utföras på årets bokförning. Regler för vem som får vara revisor är enligt Lagen om Ekonomiska Föreningar:
**Kompetenskrav
13 §** En revisor ska ha den insikt i och erfarenhet av redovisning och ekonomiska förhållanden som med hänsyn till arten och omfattningen av föreningens verksamhet krävs för att fullgöra uppdraget.
14 § Minst en revisor ska vara auktoriserad revisor, om föreningen uppfyller minst två av följande villkor:
medelantalet anställda i föreningen har under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 50,
föreningens redovisade balansomslutning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 40 miljoner kronor,
föreningens redovisade nettoomsättning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 80 miljoner kronor.
De flesta föreningar som denna handbok bygger på kommer inte upp i volymerna ovan och därför krävs inga auktoriserade revisorer. Då räcker det alltså med en person som är insatt i hur det fungerar. Revisorn får inte sitta i styrelsen i föreningen (§19 i Lagen om ek.för).
Exempel#
Bikupani Jönköping#
"Vi använder oss av en extern revisor, som samarbetar med en kassör i föreningen."
Ekoskafferiet i Stjärnsund#
"Bokföring sköts av en medlem. Revision sköts externt samtidigt som kursgårdens revision."
Matkooperativet i Helsingborg#
"Vi har allt det digitalt i molnet. Från början fick vi fakturor fysiskt. Men efter ett tag så skolade vi om det och får dem på epost istället, direkt in i bokföringsprogrammet och sen hanterar vi dem därifrån. Så från detta året så har vi kanske 20 A4 sidor i papper på 3 månader. Vi har försökt slimma det ledet väldigt mycket."
Slåttergubben i Skattungbyn#
"Bokföring sköts av medlem / kassör. Revisor gör medlem eller annan ideellt."
Svartrotens inköpsförening i Berg#
"Kassören i föreningen gör löpande bokföring och använder Fort Knox. Revision sker ideellt."
Bottnafjordens Inköpsförening#
Det viktigaste i verksamheten för att det ska fungera är att man har väldigt stark tilltro till ekonomigruppen och kassören. Så att det känns som att ekonomin tas om hand på ett korrekt sätt. Det har med tilliten att göra.
Ekolivs i Malmö#
Ekonomin sköts ideellt, arbetsgrupperna gör det bokföring, etc. En lekmannarevisor kollar bokföringen årligen.
Det är inte alltid helt enkelt att få ekonomin att gå ihop. I antologin "Fördomar, form och framtid" berättas om en period när föreningen gick med minus:
Medlemmar strömmade till och butiken var i stort sett öppen som den skulle. Den enda egentliga haken, och en ganska stor sådan dessutom, var ekonomin. Butiken läckte som ett såll. Efter de första två åren kunde en förlust på tiotusentals kronor konstateras. Butiken drevs hösten 2009 extremt anorek-tiskt. De enda inköp som gjordes var veckovisa grönsaker. I övrigt koncentrerade sig medlemmarna på att sälja av det stora lagret av varor som trots allt fanns för att komma ifatt med skulderna. Strategin var lyckosam. – Antologin "Fördomar, form och framtid"
Länkar#
Lagen om ekonomiska föreningar
Vanlig bokförings och redovisningshjälp - FortNox