Hur handlar man
Att handla och betala är själva grundfunktionerna i inköpsföreningar och matkooperativ. Beroende på storlek och formen för verksamheten finns det olika sätt att hantera detta. Nedan följer några exempel.
I praktiken#
När en förening är nystartad eller om medlemsantalet är litet kan beställning och betalning lösas genom ett gemensamt beställningsdokument och direktinsättningar på ett föreningskonto. Men i föreningar med många medlemmar eller som driver en butik behöver det ordnas på ett annat vis.
Beställ ihop och överför pengar#
Vissa mindre föreningar har ett kalkylark ('excel-ark' online, tex. google drive) där den kommande gemensamma beställningen görs och kostnaderna beräknas. Det är där också möjligt att samordna beställningarna så att den kommer upp det antal som behövs för ett kolli från grossisten. Ett kolli är ofta det minsta antal av en vara som går att beställa. Tex. ett kolli med makaroner kan bestå av 12 st 500g paket.
När beställningen har ankommit, gåtts igenom och delats upp så gör tex. de levaransansvariga en genomgång av vad som kom, ev. reklamationer osv. Detta blir sen underlag för vad var och en av medlemmarna ska överföra till föreningens konto. För exempel på detta se Ekokooperationen för 17! nedan.
Betala i butik#
När det finns butik och inventarier så handlar medlemarna oftast i butiken. Det kan vara att man använder vanlig kassaterminal för kontanter, ellertex iZettle, speciellt om det är en butik som är öppen för offentligheten. Swish är också en alternativ som många använder för överföring av pengar till föreningen. Kravet på kassaregister som är godkänt av skatteverket (som iZettle) är bara för butiker som är öppna för allmänheten, med andra ord så det blir klart mycket enklare att bara sälja internt till föreningens medlemmar.
Exempel#
Bottnafjordens Inköpsförening (har butik för medlemmar)#
Medlemmarna sätter in pengar på föreningens bankgiro. Kassören ser insättningen och för in beloppet på plussidan i en kontopärm i butiken där varje medlem har en egen sida.
När medlemmar handlar så skriver de upp inköpen på en handlingslista, separerat för livsmedel och övrigt pga olika momssattser. Beloppen summeras och förs in av medlemmen på dennes sida i kontopärmen som en minuspost från den summa som tidigare förts in av kassören. Handlingslistan sparas i pärmen vid medlemmens namn och summorna kontrollräknas senare av en arbetsgrupp så att inga misstag gjorts.
Handlingslistan som medlemmarna noterar och summerar inköpen på.
Det går att hamna på minus på sitt konto men kontopärmen kontrolleras med jämna mellanrum och då kommer en anmärkning till de som varit på minus en längre tid.
Det går nu även att swisha in pengar till föreningen som sedan förs över till medlemmens sida i kontopärmen. .
Ekokooperationen för 17! (gör gemensam beställning och uppdelning)#
Inom Ekokooperationen för 17! så använder man ett kalkylark (Google Sheet) där de tillgängliga produkterna fylls i och sen till varje beställning så fyller varje medlem i hur mycket man vill ha av varje vara. Vid varje beställning är en person ansvarig för att skicka iväg sammanställningen av allas val och ta emot varorna, kontrollera och ev. reklamera, samt dela upp. Det ansvaret roterar i gruppen.
När det är klart skickar de ut mail att det går bra att betala. Medlemmarn har då två-tre dagar på sig att betala. Detta för att kassören ska hinna betala fakturan innan de tio dagarna som står på fakturan går ut.
Video introduktion kring hur det går till finns här (från 23 minuter)
För att se hur deras beställningsark ser ut klicka här