Intern kommunikation
Kommunikationen inom föreningen är av än större vikt än den externa. En fungerande förening och kooperativ är beroende av förutsättningar för en öppen dialog mellan föreningens medlemmar och mellan arbetsgrupper. Både i det operativa arbetet och för idédisskusioner och föreningsutveckling.
Det är väl värt att lägga tid, energi och resurser på att hitta de kommunikationssätt, tekniker och 'kulturer' som passar medlemmarna bäst. Annars blir det lätt bara en liten grupp som engageras, det blir då lätt missförstånd och mycket energi går åt för att uppdatera alla andra och få en gemensam bild av vad som händer. Förutom att delaktigheten går förlorad.
I praktiken#
Intern kommunikation kan innefatta metoder för att hålla fysiska möten såväl som digitala hjälpmedel för att kommunicera inom föreningen.
Mötesteknik och möteskultur#
Detta är en stort område men också viktigt. Det är enkelt att få vissa att känna sig utanför, eller inte hörda, eller bara ointresserade av att delta. Föreningslivet och dess möten har traditionellt ofta sett ut på ett visst sätt med dagordning, mötessordförande, möttessekreterare, mötesprotokoll etc. Det är ordnat så av en god anledning, men det kan också vara i överkant formellt och skämma bort de som inte är vana eller som de mest är intresserade av det praktiska arbetet. Det finns alltså goda anledningar att fundera över hur mötena ser ut, vilka som är bekväma, vilka som hörs mest, samt inte minst vilka som inte är där.
Förslag på olika mötestekniker och mötesunderlättare finns att hitta på friametoder.se/
Kommunikation på avstånd#
Att kunna kommunicera i föreningen också mellan fysiska träffar är något som är bland det första som behöver ordnas. Detta kommer förmodligen också vara något börjar på ett sätt men utvecklas till något annat över tid. Det är stor skillnad på att vara 10 st medlemmar och 300.
Till en början eller när föreningen är liten kan det räcka med sms och personliga epost. Detta kan också vara något som även i fortsättningen passar bra för kommunikationen inom mindre arbetsgrupper. En nackdel med det är dock att det kan vara svårt att hitta tillbaka i kommunikationen och då vara problematiskt för nya medlemmar att sätta sig in i vad som hänt. Det går också med olika hjälpmedel att skapa sms-grupper och epost-grupper vilket är en försäkran om att alla som ska nås verkligen gör det. Dock kräver dessa viss administration.
Ett alternativ kan vara att skapa en intern facebook-grupp och att ha messenger som direktkommunikation mellan medlemmar eller i arbetsgrupperna. Dock är det inte alla som har eller vill vara med på facebook. Det är också en plattform som inte är byggd just för detta ändamål men trotts detta verkar det vara ett vanligt sätt inom många föreningar.
Digitala disskusionsforum kan vara väldigt lämpliga för ändamålet, de är överskådliga, fungerar samtidigt som arkiv och kan göra påminnelser via e-post när något nytt lagts in. Den stora nackdelen är dock att det verkar vara de med vana och engagemang i digitala verktyg som använder dem i någon utstäckning.
Medlemsutskick via en epostlista är ett relativt enkelt och effektivt sätt att kommunicera ut information. En adresslista med epostadresser är också något som antagligen redan finns och kan användas. Dock är detta främst en envägskommunikation och lämpar sig mer för information från styrelse och arbetsgrupper som ska nå alla.
På senare år finns också andra former av kommunikationsplattformar, som gruppchattar och program för att samarbeta i grupper. Ett som är populärt i vissa kretsar heter Slack och lämpar sig för aktiva grupper som har olika saker att kommunicera om, som en förening med arbetsgrupper. Ett open source alternativ heter Mattermost.
Exempel#
Ekolivs i Malmö#
Schemaläggning, har använt doodle. Men nu har man gått över till exceldokument samlade på google drive. Google drive används gemensamt. Google grupper för kommunikation per mail. SMSgrupp via supertext för aktiva medlemmar. Visma online för bokföring. Smslista funkar bäst.
Bottnafjordens Inköpsförening#
Varje arbetsgrupp skriver om sitt arbete till en informationsansvarig. Informationen samlas seddan ihop skickas ut i nyhetsbrev, 'Bottnafjordens inköpsförening informerar' som e-post till alla medlemmar. Alla utskick hamnar också automatiskt på föreningens hemsida under olika rubriker beroende på vad det handlar om.
Ett mellanting mellan internt och externt är det nyhetsutskick som föreningen också sköter som heter 'Bottna för övrigt...'. Det handlar om mycket som sker i trakten, på föreningens café, utställningar och eftersökningar osv. Alla som vill kan registrera sig på denna epostlista och det har blivit en bra kanal som når långt.
Ekokooperationen för 17!#
Vi har en intern Facebookgrupp för kommunikation inom gruppen. Alla mer klara uppmaningar som "det är dags att beställa" eller "varor har kommit" sker över mail medan informella konversationer sker i Facebookgruppen för att undvika rörighet.